Når du lægger en ordre, bliver du bedt om at udfylde et indkøbsordrenummer/referencenummer. Feltet er et "fritekst-felt" men det skal udfyldes for, at en ordre kan blive gennemført. I nogle virksomheder er der lavet aftale om, at man ved bestilling udfylder noget specifikt - hvis ikke du kender til dette, eller I ikke bruger det internt, kan du skrive hvad der giver mening for dig/jer, dit navn, en afdeling eller noget helt tredje.

Nummeret kaldes også et bestillingsnummer, PO-nummer, indkøbsordrenummer og rekvisitionsnummer.